Der Beirat – nicht nur im Notfall wichtig.
Auf freiwilliger Basis können Unternehmen einen Beirat initiieren. Er nimmt individuell festgelegte Beratungs-, Überwachungs- und Ausgleichfunktionen wahr. Die Aufgaben des Beirats können den individuellen Bedürfnissen jedes Unternehmens angepasst werden. Übrigens ist die Bezeichnung 'Beirat' nirgends vorgegeben. Häufig heißt ein solches Organ auch 'Verwaltungsrat' oder 'Gesellschafterausschuss'.
1. Funktion
Wer einen Beirat installiert, sucht in der Regel Beratung in strategischen und operativen Unternehmensfragen. Im Vordergrund steht immer der Nutzen für das Unternehmen. Anders als ein Aufsichtsrat bei Aktiengesellschaften wird der Beirat freiwillig installiert. Einrichtung und Ausgestaltung unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben, sondern liegen in der Verantwortung des Unternehmers.
Für eine professionelle Arbeit ist es wichtig, dass der Beirat aus persönlich und materiell unabhängigen Persönlichkeiten besteht, die weder zum Freundeskreis des Unternehmers zählen, noch ein Mandat (als Steuerberater, Anwalt o.ä.) im Unternehmen oder bei der Familie inne haben.
Wesentliche Aufgabe eines Beirates ist es, sowohl die Geschäftsführung als auch die Gesellschafter eines Unternehmens zu unterstützen. Der Nutzen des Beirats liegt darin, dass er Fragen aufwirft, die man sich selbst noch nicht gestellt hat. Beiräte eröffnen die Möglichkeit, nicht nur drohende Schwierigkeiten, sondern ebenso noch nicht entdecktes Potenzial zu erkennen. Darüber hinaus kann ein Beirat in Familienunternehmen eine wichtige Rolle spielen, wenn Unternehmer an der Spitze wegen Krankheit oder Unfall plötzlich ausfällt.
Ein mit Notfallkompetenzen ausgestatteter Beirat kann helfen, den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, und die Familie unterstützen. Besteht ein gutes Vertrauensverhältnis, hilft dies immens. Und sowohl gegenüber den Mitarbeitern wie auch nach außen gegenüber Kunden, Lieferanten und den finanzierenden Banken wird Ruhe ausgestrahlt – trotz aller sich ergebenden Verwerfungen.
Es sollte genau festgelegt werden, unter welchen Umständen der Beirat bei einem Notfall weitere Kompetenzen erhält, um für das (führungslose) Unternehmen wichtige Entscheidungen fällen zu können. Ganz entscheidend ist es, dass es möglichst frühzeitig solche Regelungen gibt. Denn jedes Beiratsmitglied benötigt Zeit, um das Unternehmen und die Familie bzw. die Gesellschafter kennen zu lernen. Nur so kann sich die nötige Vertrauensbasis bilden.
Ganz konkret kann der Beirat dabei unterstützen, einen passenden Nachfolger zu finden – ganz gleich, ob zunächst ein Interimsgeschäftsführer gesucht wird, oder eine langfristige Lösung gefunden werden muss. Kommt der neue Geschäftsführer aus dem Kreis der Familie, wird der Beirat die Einarbeitung begleiten. Grundsätzlich kann auch der Beirat befristet Geschäftsführerfunktionen übernehmen. In jedem Fall wird das Risiko eines führungslosen Unternehmens merklich reduziert.
2. Errichtung
Wie viel rechtlichen Aufwand Sie treiben müssen, um einen Beirat zu installieren, hängt davon ab, welche Aufgaben ihm zukommen. Sofern er nur beratend tätig werden soll, reicht ein einfacher schuldrechtlicher Vertrag aus. Soll der Beirat darüber hinaus die Geschicke der Gesellschaft kontrollieren, muss er im Gesellschaftsvertrag verankert sein.
Ein rein beratender Beirat kann ins Leben gerufen werden, indem die Gesellschaft mit den einzelnen Beiratsmitgliedern jeweils einen Vertrag schließt. Darin sind die jeweiligen Rechte und Pflichten niedergelegt. Die Gesellschaft muss die Beiratsmitglieder mit den notwendigen Informationen versorgen, während die Beiratsmitglieder der Gesellschaft eine bestimmte Beratungsleistung schulden. Ergänzend zu diesen vertraglichen Vereinbarungen können das Dienstvertragsrecht sowie das allgemeine Schuldrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs zur Anwendung kommen. Damit liegt in aller Regel eine verhältnismäßig einfach handhabbare Konstruktion vor.
Soll der Beirat über die Beratung hinaus wirken, stellt sich die Frage, wie weit seine Befugnisse gehen sollen, und zwar gerade gegenüber den anderen Gesellschaftsorganen. Mit einem einfachen schuldrechtlichen Vertrag zwischen den Beiratsmitgliedern und der Geschäftsführung ist es dann nicht mehr getan. Vielmehr muss der Beirat in die Unternehmensorganisation eingebettet werden, indem seine Kompetenzen zu denen der übrigen Gesellschaftsorgane sowohl koordiniert als auch abgegrenzt werden.
Mögliche Bedenken und Vorteile für die Unternehmen:
Bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist die Unternehmensführung Familiensache. Häufig wird eine Einmischung von Außen erst einmal abgelehnt. Die Erfahrungen anderer Unternehmer, so die Rückmeldung, bestätigen jedoch, dass der Austausch mit einem Beirat gewinnbringend ist. Beiräte bringen eine zusätzliche Sicht der Dinge ein. Kombiniert mit der Unternehmenssicht ergibt sich ein umfassenderes Bild.
Der Nutzen des Beirats liegt darin, dass er Fragen aufwirft, die man sich selbst noch nicht gestellt hat. Beiräte eröffnen die Möglichkeit, nicht nur drohende Schwierigkeiten, sondern ebenso noch nicht entdecktes Potenzial zu erkennen.
Darüber hinaus kann ein Beirat in Familienunternehmen eine wichtige Rolle spielen, wenn Unternehmer an der Spitze wegen Krankheit oder Unfall plötzlich ausfällt.
3. Übertragbarkeit von Aufgaben auf den Beirat
Nicht jede Zuständigkeit von Geschäftsführung, Gesellschafterversammlung und Gesellschaftern ist übertragbar. Grundregel dazu ist, dass Sie zwingende Zuständigkeiten anderer Organe respektieren müssen. Bei ihnen darf der Beirat zwar angehört werden, aber nicht verbindlich entscheiden.
Zwingende Zuständigkeiten sind solche, die das Gesetz ausdrücklich der Gesellschafterversammlung, den einzelnen Gesellschaftern oder der Geschäftsführung zuweist. Unterliegt Ihre Gesellschaft der Mitbestimmung sind ferner entsprechende Kompetenzen des Aufsichtsrats zu berücksichtigen. Bei zwingenden Zuständigkeiten kann man aber den Beirat derart einbeziehen, dass ihm nicht das letzte Wort zukommt; z. B. indem die Gesellschafterversammlung seine Beschlüsse noch absegnen muss. Von einer solchen Konstruktion sollten Sie jedoch lieber absehen, da sie ineffizient ist. Zweckmäßiger bleibt es, den Beirat in den Bereichen, die Ihnen das Gesetz zur freien Verfügung überlässt, mit echten Entscheidungsbefugnissen auszustatten. Dazu müssen Sie aber zunächst wissen, welche möglichen Aufgaben schon das Gesetz für einen Beirat ausklammert, nämlich diejenigen, die ausschließlich einem anderen Organ zustehen.
Kompetenzen wachsen dem Beirat aber nicht qua Amt zu, sondern müssen zuvor auf ihn übertragen worden sein. So banal dies klingt, so kommt es doch gerade hier immer mal wieder zu Streitereien. Die Zuständigkeiten des Beirats sollten daher ausdrücklich geregelt werden. Ansonsten bleibt es nämlich dabei, dass die Gesellschafter das Führungspersonal bestimmen und die Geschäftsführung überwachen (§ 46 GmbHG). Da ein Beirat das Unternehmensgefüge ändert, obliegt die Entscheidung hierüber also allein den Gesellschaftern. Dazu muss der Beirat im Gesellschaftsvertrag verankert sein, ggf. nachträglich durch Satzungsänderung. Hierbei kann der Gesellschaftsvertrag entweder vorschreiben, dass ein Beirat errichtet wird. Möglich ist aber ebenso, dass der Vertrag die Gesellschafterversammlung nur ermächtigt, einmal einen Beirat zu bilden. Der gleiche Spielraum besteht bei seinem Zuschnitt. So können die Zusammensetzung und die Aufgaben des Beirats entweder bereits im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden. Eine Alternative dazu ist, dass mit Ausnahme seiner Errichtung als solcher alles Weitere einer Geschäftsordnung überlassen bleibt. Hierfür spricht, dass nicht jedes Mal der Gesellschaftsvertrag geändert werden muss, wenn sich beim Beirat etwas ändern soll.
In jedem Fall behalten die Gesellschafter stets die Entscheidungsgewalt über die Existenz des Beirats. So steht es ihnen frei, den Beirat durch Änderung des Gesellschaftsvertrages wieder abzuschaffen. Auch in die Auswahl seiner Mitglieder sind sie eingebunden. Am häufigsten kommt es vor, dass die Gesellschafterversammlung die Beiratsmitglieder wählt. Dadurch sind die Gewählten regelmäßig besonders legitimiert, was insbesondere bei ihrer streitschlichtenden Tätigkeit überaus nützlich sein kann. Allerdings kann es hier passieren, dass eine Minderheit, die unter Umständen z. B. die Gründer umfasst, überhaupt nicht zum Zuge kommt. Deshalb kann der Gesellschaftsvertrag ebenso bestimmte Gesellschafter oder Gesellschaftergruppen berechtigen, eine von ihnen ausgewählte Person in den Beirat zu entsenden. Neben dieser Bestellung zum Beiratsmitglied muss die Gesellschaft mit ihm oder ihr noch einen Anstellungsvertrag schließen. Er regelt die einzelnen Rechte und Pflichten der Beiratsarbeit.
Die Tätigkeit im Beirat endet automatisch mit dem Ablauf der festgelegten Amtsperiode. Vorher kann ein Beiratsmitglied sein Mandat von sich aus niederlegen. Die Gesellschaftsversammlung bzw. die entsendigungsberechtigten Gesellschafter können ein Mitglied zudem vorzeitig abberufen, wenn es die Beiratsarbeit pflichtwidrig ausgeübt hat. Bei besonders schwerwiegenden Verstößen kann immer die Gesellschafterversammlung aktiv werden, also auch dann, wenn sie nicht selbst das betreffende Mitglied in den Beirat entsandt hat. Es empfiehlt sich, beide vorzeitigen Beendigungsgründe – Niederlegung und Abberufung – zu bedenken und zu regeln. Achten Sie bitte darauf, dass neben der Bestellung auch der parallel existierende Anstellungsvertrag aufgehoben werden muss.
In Kürze:
- Die Errichtung eines Beirates ist freiwillig!
- Binden Sie einen Rechtsanwalt / Notar ein!
- Soll der Beirat nur beratend tätig werden, reicht ein einfacher schuldrechtlicher Vertrag aus. Soll der Beirat darüber hinaus die Geschicke der Gesellschaft kontrollieren, muss er im Gesellschaftsvertrag verankert sein
- Der Beirat nimmt individuell festgelegte Beratungs-, Überwachungs- und Ausgleichfunktionen wahr. Bei der Übertragung von Aufgaben auf den Beirat sind zwingende Zuständigkeiten anderer Organe zu berücksichtigen!